Facturas de proveedor IA
Llegan en PDF, cada una con su formato. Se leen, se extraen los importes y se meten en tu programa de contabilidad ya clasificadas.
Lo más pedido
Automatización de procesos
Deja de teclear lo mismo dos veces
Si alguien de tu equipo copia datos de un sitio a otro, manda el mismo correo todas las semanas o pasa las facturas a mano al Excel, eso se puede automatizar. No es magia ni hace falta cambiar de programas: se conecta lo que ya tienes.
Si el ahorro no paga el trabajo, te lo digo y no lo hacemos.
Qué significa automatizar, en concreto
Un ejemplo real y aburrido: lo que pasa entre que entra un pedido y que sale la factura. Cada caja es un paso; las grises las hace una persona.
Ahora ≈ 11 min por pedido
Llega el pedidocorreo o WhatsApp
Se apunta en el Excela mano, 3 min
Se mira el stocken otro programa
Se avisa al clientecorreo escrito a mano
Se hace la facturareescribiendo los datos
Después ≈ 40 seg, y solo si algo falla
Llega el pedidoigual que antes
Se registra soloy descuenta stock
Cliente avisadocon su plazo real
Factura emitidaen tu programa
Tú solo revisaslo que quede raro
El último paso sigue siendo tuyo a propósito. Una automatización que nadie revisa acaba metiendo errores durante meses sin que se entere nadie.
Échale la cuenta antes de llamarme
Automatizar cuesta dinero y no siempre sale a cuenta. Mueve las tres barras y sal de dudas: si el número no justifica el trabajo, mejor lo sabes ahora.
Sumando a todas las personas que la tocan.
Sueldo bruto por hora más seguridad social. Si es tu tiempo, cuenta lo que facturas.
Casi nunca es el 100 %: siempre queda revisar y los casos raros.
Lo que te cuesta al año
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Horas que recuperas—
Al mes—
Se paga en—
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La cuenta es sencilla a propósito: horas × coste × 52 semanas × la parte automatizable. Para el «se paga en» tomo como referencia 1.200 €, que es lo que suele costar automatizar un proceso concreto de principio a fin. Los que tocan varios programas a la vez se van a 2.000 € o más. Tu caso solo se sabe después de mirarlo, y te lo doy cerrado por escrito antes de empezar.
Lo que se automatiza de verdad
No son ideas: son las tareas que más me piden. Las marcadas con IA necesitan un modelo de lenguaje porque hay que entender texto libre; las demás son reglas y conexiones.
Pedidos y albaranes
Del correo o de la web a tu gestión, con stock descontado y aviso al cliente con el plazo real.
Sin reescribir nada
Citas y recordatorios
Confirmación al reservar y recordatorio el día antes por WhatsApp. Es lo que más reduce los plantones.
Menos huecos vacíos
Informes que nadie quiere hacer
El resumen del lunes, el cierre de mes, el listado para el gestor. Se generan solos y llegan a tu correo.
Del viernes tarde al automático
Clasificar y contestar correos IA
Se leen, se ordenan por tipo y urgencia, y los repetitivos se contestan con un borrador que tú apruebas.
La bandeja, ordenada
Que tus programas se hablen
TPV con gestión, web con almacén, formulario con CRM. El puente que hoy es una persona copiando.
Cero doble teclado
Presupuestos repetitivos
Si tus presupuestos siguen siempre la misma lógica de precios, se generan desde un formulario en un minuto.
De media hora a un minuto
Avisos antes de que sea tarde
Stock bajo, factura sin cobrar a 30 días, cliente que no vuelve. Te enteras cuando aún puedes hacer algo.
Deja de vigilar tú
Resumir reuniones y notas IA
De la grabación o de las notas sueltas a un resumen con tareas y responsables. Útil si trabajas a obra o a visita.
Sin pasar notas a limpio
No todo necesita inteligencia artificial
Es la parte donde más se infla el presupuesto en este sector, así que lo digo claro: la mayoría de lo que le sobra a un negocio pequeño se arregla con reglas, y las reglas son más baratas, más rápidas y no se equivocan.
Con reglas
Si pasa esto, haz aquello. Predecible al cien por cien.
- Mover datos entre programas
- Generar facturas, informes y albaranes
- Avisos por fecha, importe o cantidad
- Recordatorios de cita y seguimientos
Más barato, instantáneo y sin coste por uso. Si tu caso entra aquí, aquí se queda.
Con IA
Cuando hay que entender texto o imágenes que vienen desordenados.
- Leer facturas y tickets de cualquier formato
- Clasificar correos y mensajes por lo que dicen
- Redactar borradores con tu forma de escribir
- Resumir documentos largos o grabaciones
Tiene coste por uso y se equivoca de vez en cuando, así que siempre lleva un paso de revisión humana. Nunca la pongo a decidir sola sobre dinero.
Con qué se conecta
Si lo que usas tiene forma de conectarse, se conecta. Si no la tiene, lo compruebo antes de prometer nada — y te digo que no si no se puede.
HoldedFacturaDirectaOdooSage
A3 / Wolters KluwerExcel y SheetsGmail / Outlook
WhatsApp BusinessGoogle CalendarStripeRedsys
WooCommerceShopifyVerifactu / TicketBAICorreos y MRW
Dudas razonables
¿Voy a tener que despedir a alguien?
En los negocios pequeños con los que trabajo, no: lo que pasa es que esa persona deja de hacer lo aburrido y se pone a hacer lo que de verdad hace falta, que casi siempre es atender mejor a los clientes o cobrar lo que está pendiente. Si tu plan es reducir plantilla, tampoco te voy a mentir: dependerá de cuánto porcentaje del puesto era teclear. Pero conviene decirlo antes de empezar, porque el equipo se entera y la automatización necesita que colaboren.
¿Y si la automatización se equivoca?
Se equivoca, antes o después. Por eso todo lo que monto lleva tres cosas: un registro de qué hizo y cuándo, un aviso cuando algo no encaja en lugar de seguir adelante, y un paso final de revisión humana en lo que toca dinero. Lo peligroso no es que falle, es que falle en silencio.
Tengo un programa antiguo que no se conecta con nada.
Pasa mucho, y a veces se puede igual. Hay tres vías: si el programa exporta a Excel o CSV, con eso basta; si tiene base de datos accesible, se lee de ahí; y si no hay nada, queda automatizar la parte de alrededor y dejar ese programa como isla. Lo que no voy a hacer es venderte una integración imposible. Dime cuál es y lo miro antes de presupuestar.
¿Cuánto cuesta y cuánto tarda?
Un proceso concreto y bien delimitado suele estar entre las dos y las cuatro semanas. El precio depende de cuántos sistemas haya que tocar, así que empiezo con un análisis corto y de coste fijo que termina con un presupuesto cerrado por escrito. Si el ahorro que sale de la calculadora de arriba no paga ese presupuesto en menos de un año, te recomiendo no hacerlo.
¿Los datos de mi negocio acaban en manos de una IA?
Solo lo que sea imprescindible para la tarea, y te digo exactamente qué. Cuando hay que usar un modelo, trabajo con proveedores que no entrenan con los datos de sus clientes de pago, y para lo sensible se puede usar un modelo que corra en tu propio servidor, aunque sale más caro. Y muchas veces la respuesta es que no hace falta IA ninguna, con lo cual el problema desaparece.
¿Quién lo mantiene después?
Las automatizaciones se rompen cuando el programa de la otra punta cambia algo, y eso pasa un par de veces al año. Va con un mes de ajustes incluido y, si quieres, mantenimiento mensual que cubre vigilarlo y arreglarlo. Sin mantenimiento también funciona, pero el día que se rompa lo verás tú antes que yo — por eso los avisos son parte del montaje.
Solo tengo una tarea pequeña. ¿Merece la pena molestarte?
Sí, y de hecho es la mejor forma de empezar. Una automatización pequeña que funciona vale más que un plan grande que nunca arranca, y sirve para comprobar si nos entendemos trabajando antes de meterse en algo gordo.
Hablemos
Cuéntame qué se hace a mano
No hace falta que sepas cómo se resuelve. Con que me describas la tarea, quién la hace y cuánto tiempo lleva, ya puedo decirte si se automatiza y por dónde empezar.